Случвало ли ви се е да имате да свършите една много проста задача, която отнема не повече от 30 минути, да си дадете достатъчно време за спокойното ѝ изпълнение и в крайна сметка да се окаже, че сте прекарали часове за завършването ѝ? Това е законът на Паркинсон в неговото очарователно действие. Нека разгледаме какво представлява той, за да разберем как може да възпрепятства продуктивността ни на работа и съответно как да се справим с него.
Какво представлява законът на Паркинсон
Формулировката за пръв път вижда бял свят в списание в „Икономист“ през 55-та година, където Сирил Паркинсон публикува свое есе в хумористичен стил. След време се доразвива в цяла книга, съдържаща редица афоризми, свързани с менажирането на хора, задачи и средства.
Първият закон е формулиран така „Работата се разширява, за да запълни времето, определено за нейното завършване“. В примера, който авторът дава става въпрос за дама, чиято единствена задача за деня е да изпрати пощенска картичка – проста задача, която не отнема много време.
Жената обаче прекарва един час в намиране на картичката, още половин в търсене на очилата си и 90 минути в нейното надписване, 20 минути в чудене дали да вземе чадър със себе си, докато отиде до пощата и така се оказва, че целият ѝ ден се е запълнил.
Как би изглеждал примерът в съвременна реална работна среда? С вашия екип имате 2 седмици, за да завършите сравнително проста корекция на грешки, която отнема няколко часа. Знаете обаче, че може да разполагате с това време, тъй като мениджърите са ви го дали и затова проектът започва да разширява своя обхват.
Разглеждайки тази грешка, решавате да проверите още няколко свързани с нея проблеми. Търсите техния причинител и се отклонявате от първоначалната задача, изпълнявайки свързани с нея такива. Те се оказват в крайна сметка полезни, но не ви доближават до първоначалната цел. В крайна сметка използвате целия 2-седмичен срок, като свършвате първоначалната работа в последните 2 дена от него.
Как да повишите продуктивността на работа, съпротивявайки се на закона
На първо място, най-ефективното противодействие на разширяването на работата до запълването на крайния срок е да се задават наистина адекватни крайни срокове. Независимо дали работите по групов проект, важно е да си поставите не само реалистични, но и предизвикателни крайни срокове, които наистина да ви мотивират да изпълните задачата навреме, а не в последния момент.
Когато си сложите по-кратък срок, вероятността да се съсредоточите да свършите работата си ефективно още сега е много по-голяма.
Прилагайте техники за управление на работата като работите на фокусирани интервали, последвани от почивки. Създайте се и ясно структуриран график, в който си давате конкретно време за изпълнението на съответната задача, за да не го запълвате с ненужни за изпълнението ѝ разрешения на странични проблеми.
Приоритизирайте правилно и се заемайте първо с най-критичните високоприоритетни задачи. Минимизирайте факторите, които ви разсейват и използвайте инструменти за проследяване изпълнението на задачите и отчетност.
